Personalizzare i tipi di appuntamento

Le categorie di evento ti permettono di definire diversi tipi di appuntamento (es. prima visita, follow-up, controllo) ognuno con le sue regole, luoghi, disponibilità e promemoria.  Puoi gestirle dal Menu principale → Agenda → Categorie eventi.

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Creare e configurare una nuova categoria

Compila i dati di base:

• Nome: comparirà sul calendario e sulla tua pagina profilo pubblica
• Descrizione: visibile ai clienti al momento della prenotazione
• Link ID: identificativo univoco che comparirà nel link condiviso. Usa il pulsante “Ottieni link” per generare un link di prenotazione diretta da condividere con i clienti
• Attiva/Disattiva: controlla se la categoria è visibile e prenotabile dall’esterno

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Chi può prenotare questo tipo di appuntamento

Nella sezione Opzioni, imposta la visibilità:

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Configurare i dettagli dell’appuntamento

Sempre in Opzioni:

• Calendario predefinito: il calendario su cui vengono salvati gli appuntamenti (gli slot già occupati non saranno prenotabili dall’esterno)
• Online:  se attivo, genera automaticamente un link Google Meet (richiede account Google Calendar collegato)
• Durata: durata predefinita dell’appuntamento
• Paese/Luogo: indirizzo del tuo studio, se l’appuntamento è in presenza
• Riprogrammabile: se attivo, il cliente può spostare l’appuntamento in autonomia (tramite link o app)

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Regole di prenotazione

Nella sezione Prenotazione puoi definire:

• Slot: durata predefinita dell’appuntamento
• Evita sovrapposizioni: controlla anche altri calendari per non creare conflitti
• Margine: minuti di pausa da lasciare prima o dopo l’appuntamento
• Anticipo minimo: es. il cliente deve prenotare almeno 12 ore prima
• Massimo anticipo: es. non si può prenotare oltre 30 giorni prima
• Limite giornaliero / settimanale: numero massimo di appuntamenti prenotabili da un singolo cliente per giorno o settimana
• Prenotabile dal / fino al: finestra temporale entro cui la categoria è disponibile
• Modulo: è possibile associare un modulo da far compilare al momento della prenotazione.

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Impostare disponibilità

Se la visibilità dell’evento è impostata su Clienti o Pubblica, puoi personalizzare la disponibilità specifica per quella tipologia di visita seguendo i passi indicati di seguito. Se non la personalizzi, verrà utilizzata automaticamente la disponibilità generale impostata in Menu principale → Impostazioni → Agenda → Disponibilità. Nella sezione Disponibilità puoi configurare:

• Disponibilità settimanale: per ogni giorno della settimana, indica una o più fasce orarie in cui sei disponibile
• Disponibilità per date specifiche, con tre modalità:
  • Permetti da-a: aggiungi una fascia oraria disponibile che sovrascrive la regola settimanale
  • Blocca da-a: blocca una fascia oraria specifica
  • Blocca giorno: blocca un giorno ricorrente ogni anno (es. festività)
• Importa festività: seleziona il tuo paese per escludere automaticamente i giorni festivi

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Inviare promemoria automatici ai clienti

Nella sezione Promemoria, clicca su + Aggiungi e scegli con quanto anticipo inviare il promemoria prima dell’appuntamento. Puoi aggiungerne più di uno per la stessa categoria.